Accessはなんで難しいのか?

Accessは難しいと思っている方は数多く居らっしゃるかと思います。Excelは理解できるのにAccessは難しいと思う。何故なんでしょうか。一つの理由としてExcelは一つの画面で直感的に作業できるのに対してAccessは幾つかの工程を踏まえないとやりたい作業ができない点があります。

例えば住所録を作成して、東京に住んでいる人の一覧を印刷する場合、Excelであれば

①Excelを起動→②シートに住所のデータを入力→③住所に東京都のフィルターを掛けて情報を抽出→④印刷する

と、1つのシートで完結しています。しかしAccessで同じ事を行おうとしたら

①Accessを起動→②住所データを保存する為のテーブルを作成。→③住所データを入力する為のフォームを作成し、データを入力→④住所が東京都のデータを抽出する為のクエリを作成する。→⑤印刷するためのレポートを作成し印刷を行う。

テーブル?フォーム?クエリ?、、、レポート??

同じ事をしようとしてもExcelと比べて様々なものを作らなければ同じ事が行えません。ここがAccessが難しいと思われるポイントだと思います。また、逆にこれさえ理解できれば十分Accessは習得できると思います。

なので今回は簡単に「テーブル」「フォーム」「クエリ」「レポート」について簡単に解説してみようと思います。

■テーブル

テーブルはExcelでいうシートです。但し、何でも入力できるシートではなく1列目は住所、2列目は名前・・・とあらかじめ名前をつけてどの列に何のデータを入力するのか決めておき、扱うデータ毎の専用のシートを作成するイメージです。この、どの列に何のデータを入れるのか設定する作業をテーブルを作るといいます。皆様もExcelで表を作るときに1列目にタイトルを入力していると思います。その考え方があればテーブルも作成できます。

テーブル1

↑の様に列の名前をつけてテーブルを作成します。

■フォーム

フォームは簡単にテーブルにデータを登録する為のものです。インターネットをしていれば「応募フォーム」や「申込フォーム」など見かけると思いますが、そのフォームです。Accessの機能を使えば簡単にフォームが作成できますので「ここに入力したデータはテーブルの住所に登録する。」という様なルールを設定すればフォームを作る事が出来、データ登録が行えます。

フォーム4↑の様に項目をドラック&ドロップするだけで入力フォームが作成できます。

■クエリ

クエリはExcelでいうフィルターです。例えばExcelでは、フィルターを付けた後、「住所の列は東京都だけを表示する様に設定」「名前の列を昇順にソート」という様に、1列毎に表示ルールの設定を行います。クエリはその1列毎の表示ルールをまとめて設定するものになります。このクエリを実行すると、表示ルールに従ってデータが抽出されます。こちらはExcelのフィルターが理解できていれば作成できます。

クエリ

↑の赤枠一つがExcelの1つのフィルターに相当しています。その集まりがクエリです。フィルタの設定とおなじ感覚で設定が行えます。

■レポート

レポートは表や罫線を自由にデザインし、Accessのデータを指定した位置に表示して印刷できるフォーマットを作る為のものです。Wordで文章や表を書いて、Excelのデータを差し込み印刷設定する事と似ています。Accessの機能を使って、印刷物のデザインを作成してテーブルに登録されたデータやクエリで抽出したデータをどこに表示させるのか設定します。これも差し込み印刷の概念について理解できていれば作成は難しくありません。

repo2png↑レポートも表示させたいものを ドラック&ドロップするだけで作成できます。

 

駆け足で説明しましたが、以上がAccess特有の作業の説明になります。ほとんどがExcel等で普段やっている事を1つのシートではなく、別々の画面で設定しているだけですので、その点を理解して頂ければAccessの苦手意識も無くなるかもしれません。

以前の記事でも紹介しましたが、これをきっかけにAccessに挑戦しようと思われたそこのアナタ、是非MOS Access取得にもチャレンジしてみてください。MOS Accessは所持している人が他のMOS資格に比べるとかなり少ないので、周りの人とスキルの差別化を図る事もできるかと思います!

パソコン教室わかるとできるでは皆様のチャレンジを全力でサポートさせて頂きます!

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