【Excelルール】ミスを減らし、他人に引き継げるファイル作成の為に

今回はExcel(エクセル)についてのお話ですが、新機能や便利なテクニックではなく、ちょっと視点を変えて「ファイルの作り方」についてご紹介します。

Excelをフル活用するような職場や大きな企業では当然の事なのかもしれませんが、Excelファイル作成における「ルール」や「フォーマット」は本来統一されているべきだと思います。

何故なら、それらのファイルの多くは他の人が見たり、利用するからです。

そうしないと…

 

例えば、異動になった人から業務と一緒にExcelファイルを引き継いだ時に、

「これどこの部分がどうなってんのか全然わからない。。なんでこんな作り方してるの…」

「これを解読して修正したり引き継いでいくよりは、自分で0から作り直した方が早いなぁ

なんてことになってしまうからです。

 

さらには、部下や他の部署から「資料出来たので間違ってないか確認お願いします!」と言われた時に、

「ん?なんか数値がおかしい気がするけど、どこが間違ってるのか探すの大変だな…

なんてことにもなりやすいからです。

 

まあとにかく、自分で見直す時も、出来る限りわかりやすい方がいいですよね。そうする事で自分のミスも簡単に未然に防げるようになります。

 

Excelが業務の中心!というわけではない業種や、多くの中小企業ではおそらくエクセルファイルの作成について、厳密なルールがあるという所は少ないかと思います。

というわけで、今回は簡単に出来る「Excelルール」を1つご紹介します。(個人的にはこれをやっているだけで、他人にファイルの中身を説明する際、格段にわかりやすくなると思います)

 

ちなみに、『外資系投資銀行のエクセル仕事術』熊野 整(著)という本で、こうした「Excelの書式の統一」に関して、より詳細な話と具体的な書式の例がとても丁寧に解説されています。

「誰もがわかるExcelファイルを作成する事が大切」という素晴らしい想いがたくさん詰まっていますので、個人的には超お勧め本です。ご参考までに。

 

【超シンプル!】セルの文字色のルール

今回ご紹介するのは、こちらのルール。

 

「手入力しているセル」と「それ以外(数式や参照)のセル」の文字色を分ける

 

はい。たった、これだけです。

 

数字がたくさん登場するエクセルファイルでは、たったこれだけでもかなりわかりやすくなります。「手入力されているセルの数値に問題がない」のであれば、「それ以外のセルに問題がある、つまり、数式か参照の指定が何かおかしい」というのがすぐにわかります。

 

もちろん、今言った問題の切り分けは文字色を変えていないと出来ない方法というわけではないのですが、色分けされていると格段にわかりやすい、という事です。

 

自分がファイルを見直す時にも有効的ですし、他人に説明したり引き継ぐ時にも、どのセルにはどういう内容が入力されているかがとてもわかりやすくなります。

 

前述した書籍では、ベタ打ち・数式・参照の3種類の色にわけると良いと紹介されています。

 

 

その他のルールは…

 

  • 行列の非表示ではなくグループ化を使う
  • 「手入力+数式」での計算は行わない

などなど、「なるほど!」と思うようなルールがたくさんあります。

 

気になる方はぜひ書籍を読んでみてください。

すぐ実践したくなりますよ★

 

それではまた。

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