巨大なファイルサイズのExcelを軽くするワザ!その2

前回の投稿に引き続きExcelファイルのサイズを小さくする方法をご紹介したいと思います!

4、空白の行・列を削除してみる

発生原因は不明ですが、Excelファイルを編集している内に、空白のセルに目には見えない不要なデータが保存されてしまっている事が有ります。(特に1つのファイルを繰り返し編集している場合。)そんなにデータを入力して無いのに異常にファイルサイズが大きい場合は試しに空白行・空白列を削除してみましょう。

手順1:データが入力されている最終行の1つ下の行を選択。1手順2:[ctrl]キー+[shift]キー+[↓]キーを押して、Excelの最終行まで全て選択。その状態で選択されたセル上で右クリックをし、表示されたメニューから「削除」を選択。22

同じく、列に関しても、データが入力されている最終列の1つ右の列を選択し、[ctrl]キー+[shift]キー+[→]キーを押して、セルを選択。その状態で選択さたセル上で右クリックをし、表示されたメニューから「削除」を選択。

今回は再現をすることが難しいため、実験結果は載せられませんが、私自身もこの手順でExcelファイルのサイズが小さくなった経験はあります!ぜひお試しを!

5、ブックの共有を解除してみる。

会社などで使用しているExcelファイルの中で「ブックの共有」設定がされているファイルがあると思います。複数の人が同時に同じExcelファイルを編集できるので便利なのですが変更履歴データがどんどんたまっていく為、Excelファイルに入力されたデータ以上にファイルが重くなっている場合があります。その場合は、一度「ブックの共有」設定を解除して再度設定しなおす事により履歴データが削除されファイルサイズが小さくなる場合があります。

※Excelファイルを開いた特に、タイトルに[共有]と表示されているファイルのみ有効な作業です。67

手順1:「校閲」タブから「ブックの共有」をクリックします。4

手順2:ウインドウが開いたら「複数のユーザによる同時編集と、ブックの結合を許可する」と書いてあるチェックボックスのチェックを外して「OK」ボタンをクリックする。

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手順3:更にウインドウが開くので「はい」をクリック。これで履歴データがすべて削除されます。5手順4:共有設定を元に戻すため、「複数のユーザによる同時編集と、ブックの結合を許可する」と書いてあるチェックボックスのチェックを入れなおして「OK」をクリックする。

こちらを実験してみたところ「ブックの共有」設定をした状態で「データを入力して保存」⇒「データを削除して保存」を何度も繰り返すと、Excelファイルが白紙の状態でもなんとファイルサイズが67MBになってしまいました!早速上の手順で履歴データを削除したところ、ファイルサイズは10KBまで減少!目には見えない履歴データがファイルを重くしていた事が良くわかりました。

6、最終手段!データを新しいExcelファイルに全部コピーする。

今まで色々な手順を紹介してきましたが、それでもExcelファイルのサイズが小さくならない場合。とっておきの最終手段として、新規作成したExcelファイルに必要な部分だけをコピーして貼り付けしまう事をオススメします!今までの内容でも触れておりましたが長い間編集を繰り返しているExcelファイルには自分で入力したデータ以外にも目に見えないところで様々なデータが保存されている事があります。なので少し手間はかかりますが、新規作成したExcelファイルに必要な箇所だけ張り付ければ、見えないデータは引き継がれませんのでファイルサイズを小さくする事ができるかと思います!

以上、2週にわたって誰も教えてくれないけど地味に便利な「巨大なファイルサイズのExcelを軽くするワザ!」を紹介させて頂きました。巨大なExcelファイルに困っている方は是非お試しを!

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